Archiwizacja systemów plików: zabezpieczanie plików,
zachowanie informacji i zapewnienie zgodności z przepisami dzięki AvenDATA
Od klasycznych systemów plików na dyskach sieciowych, przez mieszane struktury folderów, aż po indywidualnie zorganizowane repozytoria dokumentów:
archiwizujemy dane nieustrukturyzowane ze starych systemów plików wszelkiego rodzaju i z różnych branż, od raportowania po dokumentację finansową.
Wyzwanie
Historyczne pliki w starym systemie plików są ważne, lecz dostęp do nich coraz częściej staje się niemożliwy
W związku z migracjami IT, wyłączaniem serwerów lub likwidacją przestarzałych struktur katalogów przedsiębiorstwa regularnie stają przed krytycznym zadaniem:
Systemy plików, czyli często rozbudowywane przez wiele lat hierarchie folderów z dokumentami Excel, Word, PowerPoint lub PDF, nadal zawierają informacje istotne dla celów podatkowych, prawnych lub ekonomicznych.
Jednak utrzymanie powiązanej infrastruktury jest kosztowne, formaty plików się starzeją, licencje na oprogramowanie wygasają, a wiedza o pierwotnej strukturze przechowywania zostaje utracona.
Dostęp do ważnych plików jest utrudniony lub niemożliwy, mimo że muszą one nadal być dostępne, przeszukiwalne i przechowywane w sposób zgodny z wymogami audytu.
Właśnie tutaj AvenDATA oferuje swoje rozwiązanie do archiwizacji starych systemów plików.
Sprawdzone rozwiązanie do archiwizacji
poparte ponad 17-letnim doświadczeniem projektowym
W ciągu ponad 17 lat AvenDATA konsekwentnie testowała i rozwijała archiwizację nieustrukturyzowanych systemów plików (np. dokumentów Excel, Word, PowerPoint i PDF) oraz optymalizowała ją w praktyce w tysiącach projektów likwidacji systemów.
Dzięki naszemu uporządkowanemu i sprawdzonemu podejściu w ciągu lat mogliśmy rzetelnie i w sposób przejrzysty odpowiadać na wszelkie pytania ze strony kontroli podatkowych, działów merytorycznych lub instancji prawnych.
Opracowane przez nas oprogramowanie ViewBox sprawdziło się przy tym jako wydajne rozwiązanie do wyszukiwania i analizy danych zgodnej z wymogami audytu.
Korzysta z niego nie tylko wiele średnich przedsiębiorstw, ale także ponad 50% firm z indeksu DAX: to wyraźny dowód jego stabilności, elastyczności i najwyższej przydatności w codziennym użytkowaniu.
Europa, Azja czy Ameryka Północna: ViewBox jest od dawna stosowany na arenie międzynarodowej.
Państwa dokumenty pozostają dostępne jako łatwe do znalezienia i filtrowalne
informacje w ViewBox
Nie tylko przejmujemy wszystkie pliki z Państwa starego systemu plików, ale także dbamy o to, aby mogli Państwo trwale je wyszukiwać, przeglądać i z nich korzystać.
Należą do tego m.in.:
- Odwzorowanie centralnych struktur folderów i klasyfikacji dokumentów
- Przejęcie i uporządkowane odtworzenie indywidualnych zasad organizacji folderów lub niestandardowych nazw plików
- Archiwizacja wszystkich istotnych dokumentów (np. faktur, prezentacji, instrukcji roboczych, raportów lub umów) zgodna z wymogami audytu
- Wdrożenie specjalnych funkcji filtrowania i wyszukiwania, aby treści można było szybko znaleźć niezależnie od pierwotnej lokalizacji zapisu
- Cyfrowe podpisanie wszystkich dokumentów w celu zabezpieczenia dowodów ich niezmienności, co zapewnia maksymalne bezpieczeństwo prawne podczas kontroli podatkowych, kontroli wewnętrznych lub sporów prawnych
Już przed rozpoczęciem projektu ustalamy wspólnie z Państwem, które pliki i struktury mają pozostać dostępne w przyszłości do celów podatkowych, jako dowody prawne lub do wewnętrznych odniesień w firmie.
Korzystają Państwo przy tym z naszego wieloletniego doświadczenia zdobytego w wielu projektach archiwizacji różnorodnych systemów plików i branż.
W ViewBox mogą Państwo wyszukiwać, przeglądać i analizować swoje dane nawet po latach od likwidacji systemu, bez dostępu do pierwotnego systemu plików.
Niezależnie od tego, czy chodzi o kontrole zewnętrzne, kwestie wewnętrzne czy wymogi prawne: zachowują Państwo pełny dostęp do swoich treści (uporządkowanych, przejrzystych i dostępnych w każdej chwili).
Szybki przebieg projektu
i duże korzyści ekonomiczne (mierzalny ROI)
nawet w przypadku rozbudowanych systemów plików
Archiwizacja starych systemów plików trwa zazwyczaj od 1 do 3 miesięcy, w zależności od ilości danych, złożoności struktury i różnorodności formatów.
Dzięki naszemu jasno zdefiniowanemu i ustandaryzowanemu sposobowi działania możemy efektywnie, bezpiecznie i w sposób przejrzysty archiwizować nawet duże, historycznie rozrastające się zbiory plików.
Tak zrealizowaliśmy już projekty obejmujące setki milionów plików i wiele terabajtów dokumentów, które wraz z uporządkowaną strukturą, przejętymi metadanymi i pełną dokumentacją zostały z powodzeniem przeniesione do naszego rozwiązania archiwizacyjnego ViewBox.
Dzięki sprawdzonej metodyce projektowej nasi klienci już po krótkim czasie odczuwają wyraźne oszczędności, szczególnie w kosztach przechowywania danych, nakładzie pracy na kopie zapasowe, utrzymaniu przestarzałych struktur katalogów, licencjach na oprogramowanie dla starych formatów oraz wewnętrznym wsparciu IT.
Korzyści ekonomiczne widać przy tym nie tylko w redukcji kosztów, ale także w bezpieczeństwie prawnym i trwale zagwarantowanej dostępności treści istotnych dla biznesu.
W zdecydowanej większości naszych projektów zwrot z inwestycji (ROI) wynosi dzięki mierzalnym oszczędnościom na licencjach, infrastrukturze i zasobach wewnętrznych znacznie poniżej jednego roku.
System plików
Analiza systemu
Pierwszym krokiem każdej archiwizacji starego systemu plików jest szczegółowa analiza Państwa istniejącego środowiska plików. Jest ona podstawą do precyzyjnej oceny czasu trwania projektu i oczekiwanych kosztów archiwizacji Państwa starego systemu plików.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjno-merytoryczne, m.in.:
- Możliwości dostępu i uprawnień do istniejącego systemu plików (np. dyski sieciowe, serwery plików)
- Rodzaj, struktura i zakres istniejących plików (np. Excel, Word, PowerPoint, PDF)
- Znaczenie określonych obszarów folderów i grup dokumentów (np. raporty projektowe, dokumentacja umów, roczne sprawozdania finansowe)
- Indywidualne cechy szczególne, takie jak niestandardowe nazwy plików, specjalne zasady przechowywania lub dodatkowe metadane
- Techniczne możliwości transferu danych, np. za pomocą udostępnionego dysku SSD, fizycznej szafy rack lub zabezpieczonego połączenia SFTP
Wyniki podsumowujemy dla Państwa w wiążącej ofercie w stałej cenie, która zapewnia maksymalną pewność planowania i podejmowania decyzji.
System plików
Archiwizacja projektu
Po zakończeniu analizy rozpoczyna się właściwy projekt: uporządkowany, efektywny i z jasno określonymi kamieniami milowymi.
Podczas wspólnego spotkania kick-off ustalamy z Państwa zespołem wszystkie warunki organizacyjne i techniczne. Od tego momentu przejmujemy większość zadań w Państwa imieniu:
- Skonfigurowanie dostępu do systemu plików (np. przez VPN, zabezpieczony eksport danych lub udostępnienie dysku twardego)
- Eksport i przejęcie istotnych zawartości folderów i plików
- Uporządkowane odwzorowanie pierwotnej logiki plików w oprogramowaniu archiwizacyjnym ViewBox
- Dokumentacja wszystkich kroków w celu zapewnienia zgodności z wymogami audytu i przejrzystości
- Cyfrowe podpisywanie dokumentów w celu zabezpieczenia dowodów ich niezmienności
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu przez cały proces i dbają o płynny przebieg przy minimalnym zaangażowaniu zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie projektu wspólnie przeprowadzamy uporządkowane fazy testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie treści zostały zarchiwizowane kompletnie, poprawnie i w sposób umożliwiający przejrzyste wyszukiwanie.
System plików
Wynik archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne struktury folderów, pliki i grupy dokumentów z Państwa starego systemu plików zostają przeniesione do opracowanego przez nas rozwiązania programowego ViewBox.
ViewBox to internetowy system wyszukiwania, który Państwu i uprawnionym podmiotom umożliwia szybki, bezpieczny i przejrzysty dostęp do zarchiwizowanych treści nawet po latach od likwidacji pierwotnego systemu plików.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy centralne struktury przechowywania i powiązane informacje w taki sposób, że analizy merytoryczne, podatkowe czy prawne są nadal możliwe bez problemu i bez dostępu do pierwotnego dysku sieciowego lub systemu plików.
Po pomyślnym wdrożeniu i odbiorze ViewBox pierwotny system plików można całkowicie wyłączyć z eksploatacji.
Na zakończenie projektu otrzymają Państwo kompleksową dokumentację projektową lub proceduralną, która przejrzyście przedstawia wszystkie kroki, w szczególności w odniesieniu do następujących punktów:
- rodzaju transferu i przejęcia danych
- struktury i kategoryzacji zarchiwizowanych treści
- przeprowadzonych faz testów i odbioru
Ponadto dokumentujemy wszystkie pojedyncze kroki archiwizacji, od eksportu danych przez integrację systemu po końcowy odbiór i ewentualne późniejsze usunięcie systemu źródłowego, w sposób zgodny z wymogami audytu w naszym systemie ticketowym Jira. Dzięki temu także osoby trzecie lub zewnętrzni audytorzy mogą w każdej chwili prześledzić, jak przeprowadzono archiwizację.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych ze zlikwidowanych systemów
Dzięki ViewBox Enterprise AvenDATA oferuje wydajną platformę do bezpiecznego dostępu do danych ze zlikwidowanych systemów ERP i systemów legacy. Rozwiązanie łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, kompleksowymi mechanizmami bezpieczeństwa oraz inteligentnymi funkcjami, które zostały opracowane w całości z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
ViewBox Enterprise sprawia, że Państwa zarchiwizowane dane:
- pozostają zrozumiałe i użyteczne nawet wiele lat po likwidacji systemu
- mogą być szybko i precyzyjnie przeszukiwane, filtrowane i analizowane
- są dostępne w sposób zgodny z wymogami audytu i przejrzysty na potrzeby kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
- są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- mogą być efektywniej analizowane za pomocą inteligentnych funkcji
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Szczególną cechą jest na przykład zautomatyzowane usuwanie danych oparte na regułach. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane można po upływie danego okresu usuwać w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. Dzięki temu ViewBox Enterprise wspiera przedsiębiorstwa we wdrażaniu wymogów ochrony danych i zgodności z przepisami.
W ten sposób historyczne dane firmy pozostają dostępne w perspektywie długoterminowej!
Gotowi na
kolejny krok?
W godzinnej rozmowie z ekspertem wspólnie analizujemy Państwa systemy plików (niezależnie od tego, czy są to historycznie rozrastające się struktury folderów, katalogi projektów czy nieustrukturyzowane repozytoria dokumentów).
Pokazujemy Państwu na żywo, jak efektywnie zlikwidować Państwa system plików i jednocześnie zachować długoterminowy dostęp do wszystkich treści, w tym:
- uporządkowanych ustaleń dotyczących struktury danych, przejęcia danych i klasyfikacji dokumentów
- demonstracji na żywo naszego rozwiązania ViewBox
- wyjaśnienia, w jaki sposób odwzorowujemy filtry, metadane i powiązania między dokumentami
- wiarygodnej oceny nakładu pracy, czasu trwania projektu i kosztów
Przejrzystość od samego początku:
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach, gwarantowanych bez renegocjacji. Ponadto jakość, rzetelność oraz uczciwy stosunek ceny do jakości są dla nas najważniejsze.
Zapraszamy do umówienia bezpłatnej, osobistej rozmowy z ekspertem.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i bez zobowiązań na temat
archiwizacji serwerów plików i dysków sieciowych
osobiście i bez zobowiązań na temat
archiwizacji serwerów plików i dysków sieciowych
Dziękujemy
Dziękujemy za Państwa zapytanie.
Skontaktujemy się z Państwem wkrótce.
Skontaktujemy się z Państwem wkrótce.