Wyłączyć systemy, mądrze zarządzać danymi
Data Lifecycle Management (DLM) pod kontrolą z AvenDATA.
Systemy ERP, CRM, kadrowe, DMS czy własne rozwiązania: archiwizujemy Państwa stare aplikacje zgodnie z wymogami audytu i compliance, z pełną możliwością przeszukiwania. Dla każdej branży, każdej platformy i każdej historii.
Wyzwanie
Profesjonalne zarządzanie cyklem życia danych (Data Lifecycle Management, DLM) wymaga, aby dane były nie tylko tworzone, wykorzystywane i analizowane, ale też po zakończeniu aktywnego użytkowania archiwizowane lub usuwane w sposób kontrolowany i uzasadniony ekonomicznie.
Wiele firm nie radzi sobie właśnie z tym ostatnim krokiem:
- dane historyczne pozostają w starych systemach, które ze względów compliance muszą być nadal eksploatowane
- systemy nadal generują koszty, choć nie odgrywają już żadnej roli operacyjnej
- infrastruktura IT się starzeje, zewnętrzne umowy serwisowe nadal obowiązują, a zasoby wewnętrzne pozostają zaangażowane
- zagrożenia bezpieczeństwa rosną wraz z wiekiem środowiska i brakiem jego konserwacji
- brakuje całościowego spojrzenia na zasoby danych, a cele DLM, takie jak efektywność, przejrzystość i nadzór nad danymi, pozostają nieosiągnięte
Skutek: cykl życia danych się nie kończy, lecz utyka w przestarzałych systemach. To nie tylko generuje koszty, ale też jest sprzeczne z zasadami nowoczesnego zarządzania danymi.
Globalne rozwiązania archiwizacyjne
dla całego cyklu życia danych
Zastosowanie międzynarodowe i koncentracja na DLM
Archiwizacja i długoterminowe wykorzystanie danych ze starych systemów to kluczowy element przemyślanego zarządzania cyklem życia danych (DLM). Od ponad 17 lat AvenDATA pomaga firmom na całym świecie bezpiecznie archiwizować dane z przestarzałych aplikacji, przechowywać je zgodnie z wymogami compliance i udostępniać w uporządkowany sposób, niezależnie od systemu źródłowego.
Nasze procesy archiwizacji powstały na podstawie ponad tysiąca udanych projektów i są stale doskonalone. Uwzględniliśmy przy tym wszystkie istotne wymagania wynikające z kontroli podatkowych, kwestii prawnych i kontroli wewnętrznych, przekładając je na niezawodne i praktyczne rozwiązanie.
Centralnym elementem jest nasze oprogramowanie ViewBox: zgodny z wymogami audytu, przyjazny dla użytkownika system wyszukiwania, który pozwala sprawnie korzystać z danych historycznych. Cele podatkowe, prawne czy analityczne: ViewBox zapewnia uporządkowany dostęp w całym cyklu życia danych. Nic dziwnego, że jest dziś używany produkcyjnie w ponad 50% spółek z indeksu DAX.
Od średnich firm po międzynarodowe koncerny, od Europy po Amerykę Północną i Azję: ViewBox sprawdza się na całym świecie i spełnia wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa danych, przejrzystości i zgodności z DLM.
Zabezpieczać dane historyczne. Rozumieć raporty.
Działać zgodnie z DLM.
Przejmujemy nie tylko pełne dane z Państwa starego systemu, ale też dbamy o to, aby mogli Państwo trwale analizować je w ViewBox, przeszukiwać i rozumieć ich kontekst. W profesjonalnym zarządzaniu cyklem życia danych (DLM) zarchiwizowane raporty i analizy odgrywają bowiem kluczową rolę.
Obejmuje to na przykład:
- odtworzenie istotnych raportów standardowych i analiz biznesowych
- wdrożenie indywidualnych raportów dla klienta, w tym analiz opracowanych we własnym zakresie
- archiwizację wszystkich powiązanych dokumentów (np. faktur, zamówień, dzienników księgowych), aby treść raportów była zrozumiała
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu wspólnie z Państwem ustalamy, które raporty będą potrzebne długoterminowo, np. na potrzeby wymogów podatkowych, analiz wewnętrznych lub ustawowych obowiązków dowodowych. Korzystają Państwo przy tym z naszego wieloletniego doświadczenia w archiwizacji bardzo różnych systemów, branż i logik raportowania.
W ViewBox raporty te pozostają zrozumiałe, możliwe do filtrowania i w pełni dostępne także wiele lat po wyłączeniu systemu, bez pierwotnej aplikacji i dodatkowych licencji.
Audyty, zapytania wewnętrzne czy wyjaśnienia prawne: w ramach przemyślanej koncepcji DLM mają Państwo w każdej chwili dostęp do uporządkowanych analiz.
Effizienter Projektablauf & messbarer wirtschaftlicher Nutzen Schnelle Umsetzung
spürbare Einsparung / nachhaltiger ROI
Die Archivierung eines Altsystems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten abhängig von Komplexität, Datenstruktur und Umfang. Durch unsere standardisierte und praxiserprobte Vorgehensweise können wir auch umfangreiche Systeme effizient, sicher und nachvollziehbar archivieren.
Selbst Projekte mit mehreren Terabyte Datenvolumen und komplexen Datenbeziehungen wurden bereits erfolgreich in unsere Archivlösung überführt inklusive Reports, individueller Auswertungen und vollständiger Dokumentation.
Unsere Kunden profitieren dabei schnell von messbaren Vorteilen, z. B. durch:
- Wegfall laufender Lizenzkosten für Altanwendungen und Datenbanken
- Einsparung bei Wartung und Hosting veralteter Infrastruktur
- Reduktion interner Aufwände durch zentrale, revisionssichere Datenverfügbarkeit
- Optimierung der Compliance im Rahmen moderner DLM-Strategien
In den meisten Projekten liegt der Return on Investment (ROI) bei unter einem Jahr durch spürbare Entlastung der IT, klare Budgetkontrolle und nachhaltiger Integration der archivierten Daten in ein ganzheitliches Data Lifecycle Management.
Systemanalyse
der erste Schritt zur erfolgreichen Archivierung
Am Anfang jedes Archivierungsprojekts steht eine detaillierte Analyse deines bestehenden Altsystems. Diese bildet die Grundlage für eine realistische Einschätzung von Projektdauer, Datenumfang und technischen Anforderungen. Für ein verbindliches Festpreisangebot mit voller Planungssicherheit.
Im Rahmen der Analyse erfassen wir unter anderem:
- Zugriffsmöglichkeiten auf das bestehende System (z. B. via Datenbankzugriff, API, Datei-Export)
- Art, Struktur und Größe der zugrunde liegenden Daten
- Relevanz vorhandener Reports, Auswertungen und Belegarten
- Individuelle Besonderheiten wie Eigenentwicklungen, Schnittstellen oder Zusatzmodule
Alle Ergebnisse werden strukturiert dokumentiert und in ein klares Angebot überführt, damit du verlässlich entscheiden kannst, wann und wie dein Altsystem archiviert wird.
Projektarchivierung
klar strukturiert, sicher umgesetzt
Nach Abschluss der Analyse beginnt das eigentliche Archivierungsprojekt mit einem gemeinsamen Kick-off und definierten Meilensteinen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der technischen und organisatorischen Aufgaben für dich.
Typische Projektschritte:
- Einrichtung der Systemzugänge und Export-Schnittstellen
- Übernahme und Strukturierung der relevanten Daten
- Nachbildung zentraler Reports und individueller Auswertungen
- Dokumentation aller Verarbeitungsschritte zur Revisionssicherheit
Je nach Systemkomplexität dauert ein Projekt zwischen 1 und 6 Monaten. Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten dich durch alle Phasen von der Abstimmung bis zur Abnahme. Dank klarer Prozesse, standardisierter Methodik und transparenter Kommunikation bleibt dein interner Aufwand dabei minimal.
Zum Projektabschluss führen wir strukturierte Test- und Freigabeprozesse durch, damit sichergestellt wird, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden.
Ergebnis der Archivierung
vollständiger Zugriff, auch Jahre später
Nach Projektabschluss sind alle relevanten Tabellen, Belege und Berichte aus deinem Altsystem in unsere Softwarelösung ViewBox überführt. Das webbasierte Recherchesystem bietet berechtigten Nutzern auch Jahre nach der Stilllegung schnellen, sicheren und revisionssicheren Zugriff auch unabhängig vom ursprünglichen Anwendungssystem.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wesentlichen Standard- und Individualreports, sodass auch fachliche, steuerliche oder rechtliche Auswertungen problemlos möglich bleiben, ganz ohne zusätzliche Lizenzen oder technische Abhängigkeiten.
Nach der erfolgreichen Implementierung und Freigabe kann das Ursprungssystem vollständig außer Betrieb genommen werden dies wird rechtssicher dokumentiert.
Zum Projektabschluss erhältst du eine umfassende Verfahrensdokumentation, die u. a. folgende Punkte beinhaltet:
- Art und Umfang der Datenübernahme
- Struktur und Aufbereitung der archivierten Inhalte
- Durchführung und Ergebnisse von Test- und Freigabeprozessen
- Festgehaltene Prozessschritte im Rahmen des Data Lifecycle Managements
Alle Vorgänge werden darüber hinaus revisionssicher in unserem Ticketsystem dokumentiert. Vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. So bleibt die gesamte Archivierung auch für Dritte oder Prüfer jederzeit nachvollziehbar.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
Mit ViewBox Enterprise bietet AvenDATA eine leistungsstarke Plattform für den sicheren Zugriff auf Daten aus stillgelegten ERP Systemen und Altsystemen. Die Lösung verbindet moderne Recherchefunktionen und Analysefunktionen mit hoher Performance, umfassenden Sicherheitsmechanismen und intelligenten Funktionen, die vollständig mithilfe von künstlicher Intelligenz entwickelt wurden.
ViewBox Enterprise sorgt dafür, dass Ihre archivierten Daten:
- auch viele Jahre nach der Systemstilllegung verständlich und nutzbar bleiben
- schnell und gezielt durchsucht, gefiltert und analysiert werden können
- revisionssicher und nachvollziehbar für interne sowie externe Prüfungen bereitstehen
- durch rollenbasierte Berechtigungen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind
- mithilfe intelligenter Funktionen effizienter ausgewertet werden können
- unabhängig von der ursprünglichen Anwendung verfügbar bleiben
Ein besonderes Merkmal ist beispielsweise die automatisierte und regelbasierte Datenlöschung. Auf Grundlage gesetzlicher, vertraglicher oder unternehmensinterner Aufbewahrungsfristen können Daten nach Ablauf der jeweiligen Frist kontrolliert, nachvollziehbar und dokumentiert gelöscht werden. Dadurch unterstützt ViewBox Enterprise Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
So bleiben historische Unternehmensdaten langfristig verfügbar!
Bereit für den
nächsten Schritt?
Dann sprechen wir über dein Altsystem und deinen zukünftigen Datenlebenszyklus.
In einem kompakten, einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam dein Altsystem unabhängig davon, ob es sich um ein ERP-, CRM-, Lohn- oder DMS-System handelt. Ziel ist es, dir zu zeigen, wie du deine Anwendung sicher stilllegst und deine Daten langfristig verfügbar und auswertbar hältst im Einklang mit einem modernen Data Lifecycle Management (DLM).
In diesem Gespräch erhältst du:
- Eine fundierte Einschätzung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage
- Eine Live-Demo unserer Archivierungs- und Recherchelösung ViewBox
- Einblick in unsere Vorgehensweise zur Replikation von Standard- und Individualauswertungen
- Eine belastbare Einschätzung zu Projektlaufzeit, Aufwand und Kosten zum Festpreis
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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persönlich & unverbindlich zur
Data Lifecycle Management
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