Wyłączyć system, zachować dane
także gdy firma została sprzedana, przejęta lub wydzielona, a dane nadal trzeba przechowywać. Z AvenDATA.
Archiwizujemy wszelkiego rodzaju stare systemy, niezależnie od branży, oprogramowania czy struktury.
Wyzwanie
W wyniku przejęcia, fuzji lub wydzielenia części firmy często pozostają dawne systemy IT, które nie są już potrzebne, ale ze względów prawnych nie można ich od razu wyłączyć. Podatkowe i ustawowe obowiązki przechowywania wymagają bezpiecznego przechowywania danych istotnych dla działalności. Typowe problemy przy transakcjach M&A:
- stare systemy muszą być nadal eksploatowane, mimo że nie są już używane
- infrastruktura IT generuje stałe koszty
- systemy, które nie są już konserwowane, stwarzają zagrożenia bezpieczeństwa
- dane muszą pozostać dostępne i możliwe do selektywnej analizy
- pierwotny personel IT często nie jest już dostępny
- odpowiedzialność i obowiązki w zakresie dostępu pozostają niewyjaśnione
Rozwiązanie: AvenDATA przejmuje archiwizację Państwa starych systemów zgodnie z wymogami audytu. Państwa dane pozostają dostępne i przechowywane zgodnie z prawem, bez aktywnych systemów i bez personelu wewnętrznego.
Sprawdzone rozwiązanie archiwizacyjne
oparte na ponad 17 latach doświadczenia projektowego
AvenDATA przez ponad 17 lat stale rozwijała archiwizację starych systemów, doskonaląc ją w praktyce w ponad tysiącu projektów, także przy transakcjach korporacyjnych: przejęciach, fuzjach i wydzieleniach.
Dzięki sprawdzonemu podejściu przez lata rzetelnie i przejrzyście odpowiadaliśmy na pytania merytoryczne, zapytania z kontroli podatkowych oraz pytania prawne, także wtedy, gdy struktury IT zostały już rozwiązane, a pierwotny personel nie był dostępny.
Wykorzystywane w tym celu oprogramowanie sprawdziło się jako niezawodny system wyszukiwania, który sprawnie działa zarówno w praktyce kontrolnej, jak i przy dostępie przez nowych właścicieli, biegłych rewidentów czy doradców podatkowych.
Jest ono obecnie używane w ponad 50% spółek z indeksu DAX, co jasno potwierdza jego stabilność, elastyczność i przydatność w praktyce.
Od Europy po Azję i Amerykę Północną: nasze rozwiązania archiwizacyjne są używane na całym świecie.
Państwa analizy żyją dalej
także po przejęciu, fuzji lub wydzieleniu części firmy
Systemy odchodzą, a dane pozostają w ViewBox, przechowywane zgodnie z prawem i gotowe do analizy.
W ramach procesów M&A przejmujemy nie tylko wszystkie dane z wyłączonych starych systemów. Dbamy również o to, aby pozostały one trwale zrozumiałe, możliwe do sprawdzenia i użyteczne.
W praktyce oznacza to:
- odtworzenie standardowych raportów istotnych z biznesowego punktu widzenia
- wdrożenie indywidualnych raportów, w tym specyficznych dla firmy raportów i analiz specjalnych
- archiwizację wszystkich powiązanych dokumentów, takich jak faktury, zamówienia czy dowody księgowe
Już na początku projektu wspólnie określamy, które analizy będą potrzebne w przyszłości, np. do celów podatkowych, analiz wewnętrznych lub wymogów prawnych nowego właściciela.
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu z wyłączaniem systemów przy transakcjach M&A, także w złożonych strukturach grupowych, dbamy o to, aby wszystkie raporty były dostępne w przejrzysty sposób i gotowe do kontroli.
W ViewBox analizy pozostają dostępne także wiele lat po wyłączeniu systemu, bez systemów źródłowych, licencji SAP i problemów z przekazaniem.
Zapytania wewnętrzne, kontrole zewnętrzne czy prawne obowiązki dokumentacyjne: raporty można w każdej chwili przeszukiwać w uporządkowany sposób, a ich forma jest zrozumiała.
Szybka realizacja projektu i duże korzyści ekonomiczne
także przy transakcjach M&A
Archiwizacja starego systemu trwa zazwyczaj od 1 do 6 miesięcy, w zależności od złożoności i ilości danych. Szczególnie przy przejęciach, fuzjach i wydzieleniach szybkie i uporządkowane wyłączenie starych systemów IT ma kluczowe znaczenie, aby uniknąć zbędnego dublowania struktur i kosztów.
Dzięki ustandaryzowanej metodyce projektowej nawet duże systemy można zarchiwizować wydajnie, zgodnie z prawem i w całości. Przenieśliśmy już z powodzeniem do naszego rozwiązania archiwizacyjnego systemy o wolumenie ponad 30 terabajtów, wraz ze wszystkimi istotnymi raportami i dokumentacją.
Korzyści: wyraźne oszczędności na licencjach (np. na bazy danych, systemy operacyjne czy systemy archiwizacyjne), niższe koszty utrzymania i infrastruktury oraz odciążenie zasobów wewnętrznych, które po transakcji zazwyczaj są reorganizowane lub przenoszone na zewnątrz.
W zdecydowanej większości naszych projektów zwrot z inwestycji (ROI) następuje w czasie krótszym niż rok, co stanowi wyraźną wartość ekonomiczną dla kupującego i sprzedającego.
Analiza systemu
Także po przejęciu, fuzji lub wydzieleniu części firmy rzetelna analiza zapewnia jasność.
Zanim rozpoczniemy archiwizację, szczegółowo analizujemy pozostały stary system. Analiza ta stanowi podstawę rzetelnej oceny czasu trwania projektu, nakładu pracy i kosztów, niezależnie od tego, czy wewnętrzne zasoby IT są jeszcze dostępne, czy zostały już zrestrukturyzowane.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i biznesowe, m.in.:
- możliwości dostępu do istniejącego systemu
- rodzaj, strukturę i rozmiar bazy danych
- zakres i znaczenie istniejących raportów i analiz
- indywidualne cechy szczególne, takie jak specyficzne raporty specjalne lub interfejsy
Na podstawie wyników otrzymują Państwo od nas wiążącą ofertę ze stałą ceną, która zapewnia przejrzystość i możliwość planowania w trakcie procesu transakcyjnego.
Realizacja archiwizacji
Po zakończeniu analizy rozpoczyna się właściwy projekt archiwizacji, z jasno określonymi kamieniami milowymi i minimalnym nakładem pracy dla wszystkich stron.
Podczas wspólnego spotkania inaugurującego (kick-off) ustalamy warunki techniczne i organizacyjne, często z udziałem kilku stron (np. kupującego, sprzedającego i dostawcy usług IT). Nasze uporządkowane podejście jest nastawione na sprawną pracę także w warunkach transakcji M&A.
Od tego momentu przejmujemy większość zadań:
- konfigurację techniczną i konfigurację dostępu
- eksport i przejęcie wszystkich danych istotnych dla archiwizacji
- odtworzenie istotnych raportów, w tym analiz specyficznych dla firmy
- pełną dokumentację wszystkich kroków na potrzeby audytu
W zależności od złożoności projekt trwa od 1 do 6 miesięcy. Nasi doświadczeni kierownicy projektów dbają o jego sprawny przebieg, nawet przy ograniczonych uprawnieniach dostępu lub braku przekazania wiedzy przez personel wewnętrzny.
Na zakończenie projektu wspólnie przeprowadzamy uporządkowane fazy testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały zarchiwizowane w sposób kompletny, poprawny i przejrzysty: zgodnie z prawem, z możliwością kontroli i do długotrwałego wykorzystania.
Wynik
archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne tabele, dokumenty i raporty z wyłączonego starego systemu są przeniesione do opracowanego przez nas oprogramowania: w przejrzysty sposób, zgodnie z wymogami audytu i w oparciu o doświadczenie z transakcji M&A.
Nasza webowa platforma archiwizacyjna zapewnia upoważnionym podmiotom, takim jak kupujący, biegli rewidenci czy urzędy, bezpieczny i przejrzysty dostęp do wszystkich zarchiwizowanych informacji, także wiele lat po wyłączeniu systemu.
Szczególna zaleta przy transakcjach M&A: odtwarzamy wszystkie istotne z biznesowego i podatkowego punktu widzenia raporty standardowe i indywidualne (w tym raporty specjalne), dzięki czemu analizy i obowiązki dowodowe można realizować także bez systemu źródłowego, bez dodatkowych licencji i złożonych procesów przekazania.
Po pomyślnym uruchomieniu i odbiorze system źródłowy można całkowicie wyłączyć, wraz z bazą danych, systemem operacyjnym, oprogramowaniem pośredniczącym (middleware) i licencjami.
Na zakończenie projektu wszystkie zaangażowane strony otrzymują kompleksową dokumentację projektu i procedur, która w przejrzysty sposób przedstawia wszystkie istotne aspekty, m.in.:
- metodę przejęcia danych
- strukturę i kompletność zarchiwizowanych treści
- przeprowadzone fazy testów i odbioru
Dodatkowo każdy etap projektu, od eksportu danych po ostateczny odbiór lub usunięcie starego systemu, dokumentujemy w naszym systemie zgłoszeń Jira w sposób zgodny z wymogami audytu. Dzięki temu w każdej chwili, także dla osób trzecich, jest jasne, jak przeprowadzono archiwizację, nawet jeśli nie ma już dostępu do pierwotnego zespołu ani wewnętrznego działu IT.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
W ViewBox Enterprise AvenDATA oferuje wydajną platformę zapewniającą bezpieczny dostęp do danych z wyłączonych systemów ERP i systemów legacy. Rozwiązanie łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, rozbudowanymi mechanizmami bezpieczeństwa oraz inteligentnymi funkcjami opartymi na sztucznej inteligencji.
ViewBox Enterprise sprawia, że Państwa zarchiwizowane dane:
- pozostają zrozumiałe i użyteczne także wiele lat po wyłączeniu systemu
- można szybko i precyzyjnie przeszukiwać, filtrować i analizować
- są dostępne zgodnie z wymogami audytu i w przejrzysty sposób na potrzeby kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
- są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- można wydajniej analizować dzięki inteligentnym funkcjom
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Szczególną cechą jest na przykład automatyczne usuwanie danych w oparciu o reguły. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane mogą zostać usunięte po upływie danego okresu w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. Dzięki temu ViewBox Enterprise wspiera firmy we wdrażaniu wymogów dotyczących ochrony danych i zgodności z przepisami (compliance).
W ten sposób historyczne dane firmy pozostają dostępne przez długi czas!
Gotowi na
kolejny krok?
Podczas godzinnej rozmowy z ekspertem wspólnie przeanalizujemy Państwa stary system, niezależnie od tego, czy chodzi o przejęcie, fuzję czy wydzielenie części firmy. Pokażemy na żywo, jak sprawnie wyłączyć systemy i trwale zarchiwizować wszystkie dane zgodnie z prawem, z możliwością dalszej analizy.
Podczas tej rozmowy otrzymają Państwo:
- uporządkowane uzgodnienie struktury danych, przejęcia danych i istniejących raportów
- prezentację na żywo naszego rozwiązania archiwizacyjnego
- wyjaśnienie, jak odwzorowujemy istniejące analizy i indywidualne raporty
- rzetelną ocenę czasu trwania projektu, nakładu pracy i kosztów
Pełna przejrzystość od samego początku:
Nasze oferty opierają się na stałych cenach, bez ukrytych kosztów i renegocjacji. Nawet bez dostępu do pierwotnego zespołu IT zapewniamy sprawną realizację.
Nasze oferty opierają się na stałych cenach, bez ukrytych kosztów i renegocjacji. Nawet bez dostępu do pierwotnego zespołu IT zapewniamy sprawną realizację.
Zapraszamy do umówienia bezpłatnej rozmowy z ekspertem, bez zobowiązań.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i bez zobowiązań, w sprawie archiwizacji przy fuzjach i przejęciach
osobiście i bez zobowiązań, w sprawie archiwizacji przy fuzjach i przejęciach
Dziękujemy
Dziękujemy za zapytanie. Wkrótce się z Państwem skontaktujemy.