Archiwizacja systemów DMS/ECM
Zabezpieczamy dane, zachowujemy dokumenty i zapewniamy zgodność z przepisami z AvenDATA.
Od OpenText, d.velop i easy Archiv po indywidualnie opracowane, własne rozwiązania DMS lub ECM: archiwizujemy zawartość aplikacji legacy każdego rodzaju, każdej generacji i rozwiązań branżowych, od przechowywania dokumentów zgodnego z wymogami audytu, przez workflow, po zarządzanie metadanymi.
Wyzwanie
Dokumenty historyczne w starych systemach DMS/ECM są ważne, jednak dostęp do nich staje się coraz częściej niemożliwy.
W trakcie migracji IT, zmian oprogramowania lub likwidacji istniejących środowisk DMS/ECM przedsiębiorstwa regularnie stają przed krytycznym zadaniem:
Systemy legacy, czyli często rozwijane przez wiele lat platformy dokumentów o złożonych, indywidualnie dostosowanych strukturach, nadal zawierają treści istotne ze względów podatkowych, prawnych lub biznesowych.
Jednak eksploatacja tych systemów jest kosztowna, oprogramowanie nie jest już utrzymywane, licencje wygasają, a wiedza ekspercka w firmie zanika. Dostęp do ważnych dokumentów i informacji jest utrudniony lub niemożliwy, mimo że nadal muszą być one dostępne, możliwe do odnalezienia i przechowywane zgodnie z wymogami audytu.
Właśnie w tym miejscu AvenDATA oferuje swoje rozwiązanie do archiwizacji systemów legacy DMS/ECM.
Sprawdzone rozwiązanie do archiwizacji
z ponad 17-letniego doświadczenia projektowego
Archiwizacja systemów legacy DMS i ECM była przez ponad 17 lat nieprzerwanie badana i rozwijana przez AvenDATA oraz doskonalona w praktyce w tysiącach realizowanych projektów.
Dzięki sprawdzonemu podejściu mogliśmy w ciągu lat rzetelnie i w sposób przejrzysty sprostać wszystkim pytaniom merytorycznym, pytaniom w ramach audytów oraz wymogom prawnym.
Wykorzystywane do tego oprogramowanie ViewBox ugruntowało swoją pozycję jako wydajny system wyszukiwania, który niezawodnie działa zarówno podczas kontroli zgodności, jak i w codziennym dostępie w całej firmie.
Wykorzystanie ViewBox w ponad 50% przedsiębiorstw z indeksu DAX jest wyraźnym dowodem stabilności, elastyczności i praktyczności tego rozwiązania na najwyższym poziomie.
Od Europy przez Azję po Amerykę Północną i z powrotem: ViewBox jest już od dawna stosowany na całym świecie.
Państwa zarchiwizowane treści żyją dalej jako przeszukiwalne dokumenty i uporządkowane metadane
w ViewBox
Przejmujemy nie tylko wszystkie treści i metadane z Państwa systemu legacy DMS/ECM, lecz także zapewniamy, że będą Państwo mogli korzystać z tych danych w naszym oprogramowaniu ViewBox w sposób trwały, uporządkowany, przejrzysty i umożliwiający analizę.
Obejmuje to:
- przejęcie oraz możliwość przeszukiwania uporządkowanych metadanych i właściwości dokumentów
- odwzorowanie powiązań dokumentów, wersjonowania i workflow (o ile jest to konieczne i zasadne)
- archiwizacja wszystkich istotnych dokumentów, dowodów i potwierdzeń, od faktur przez umowy po e-maile i dokumentację techniczną
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu uzgadniamy wspólnie z Państwem, jakie typy dokumentów, struktury metadanych i powiązania będą w przyszłości potrzebne do celów dowodowych w sprawach podatkowych, wewnętrznych procesów firmy lub ustawowych obowiązków przechowywania. Korzystają Państwo przy tym z naszego wieloletniego doświadczenia z licznych projektów archiwizacji różnych systemów DMS/ECM, branż i wielkości przedsiębiorstw.
W ViewBox mogą Państwo przeszukiwać, wyświetlać i eksportować te treści nawet wiele lat po likwidacji systemu, całkowicie niezależnie od pierwotnego systemu DMS/ECM.
Niezależnie od tego, czy chodzi o audyty, kontrole wewnętrzne czy spory prawne: mają Państwo w każdej chwili dostęp do przejrzyście uporządkowanych, filtrowalnych dokumentów i danych, bez kosztów licencji i bieżącej zależności od systemu legacy.
Szybki przebieg projektu
i duże korzyści ekonomiczne
(wymierny ROI)
nawet w przypadku złożonych
systemów legacy DMS/ECM
Archiwizacja i likwidacja systemu legacy DMS lub ECM trwa zazwyczaj od 1 do 6 miesięcy, w zależności od złożoności systemu oraz ilości dokumentów i metadanych.
Dzięki jasno ustrukturyzowanemu i znormalizowanemu podejściu możemy efektywnie i bezpiecznie archiwizować nawet rozbudowane systemy DMS/ECM.
W ten sposób z powodzeniem przenieśliśmy już do naszego rozwiązania archiwizacyjnego platformy z wieloma terabajtami dokumentów i danych, wraz z metadanymi, wersjonowaniem, uprawnieniami użytkowników i pełną dokumentacją projektową.
Dzięki naszej sprawdzonej metodyce projektowej klienci już po krótkim czasie odnoszą istotne oszczędności, zwłaszcza na kosztach licencji starego oprogramowania, baz danych i systemów operacyjnych, a także na utrzymaniu, infrastrukturze i wewnętrznych nakładach administracyjnych.
W zdecydowanej większości naszych projektów zwrot z inwestycji (ROI), wynikający z wyraźnie mierzalnych oszczędności na licencjach, kosztach infrastruktury i zasobach wewnętrznych, następuje w czasie krótszym niż rok.
Analiza
systemu legacy DMS/ECM
Pierwszym krokiem każdej likwidacji systemu legacy DMS lub ECM jest szczegółowa analiza Państwa istniejącej platformy. Analiza ta stanowi podstawę do rzetelnej oceny czasu trwania projektu i kosztów archiwizacji Państwa systemu.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i organizacyjno-merytoryczne, m.in.:
- możliwości dostępu do istniejącego systemu DMS/ECM
- rodzaj, strukturę i rozmiar bazy danych (np. Oracle, MS SQL, DB2, formaty własnościowe)
- zakres i istotność zarchiwizowanych dokumentów, wersji i metadanych
- indywidualne cechy szczególne, takie jak własne typy dokumentów, niestandardowe formularze, workflow, interfejsy lub moduły dodatkowe
Wyniki podsumowujemy dla Państwa w wiążącej ofercie w stałej cenie, zapewniającej maksymalną pewność planowania i podejmowania decyzji.
Projekt archiwizacji
systemów legacy DMS/ECM
Po zakończeniu analizy systemu rozpoczyna się właściwy projekt, realizowany w sposób uporządkowany, efektywny i z jasno określonymi kamieniami milowymi.
Podczas wspólnego spotkania rozpoczynającego (kick-off) ustalamy z Państwa zespołem wszystkie warunki organizacyjne i techniczne. Od tego momentu większość zadań bierzemy na siebie:
- konfiguracja dostępu do Państwa systemu DMS/ECM
- eksport i przejęcie istotnych dokumentów i metadanych
- odwzorowanie ważnych struktur, powiązań dokumentów oraz, o ile jest to konieczne, workflow
- dokumentacja wszystkich kroków w celu zapewnienia zgodności z wymogami audytu i możliwości prześledzenia
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu przez cały proces i dbają o płynny przebieg przy minimalnym zaangażowaniu zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie projektu wspólnie przeprowadzamy uporządkowane fazy testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie treści zostały zarchiwizowane w sposób kompletny, poprawny i możliwy do prześledzenia.
Wynik
archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne dokumenty, metadane, powiązania i informacje o strukturze z Państwa systemu legacy DMS/ECM zostają przeniesione do opracowanego przez nas rozwiązania programowego ViewBox.
ViewBox to internetowy system wyszukiwania, który Państwu i uprawnionym podmiotom zapewnia szybki, bezpieczny i zgodny z wymogami audytu dostęp do zarchiwizowanych treści nawet wiele lat po likwidacji systemu.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy wszystkie ważne struktury dokumentów, kategorie oraz (o ile jest to konieczne) również niestandardowe formularze wyszukiwania i opcje filtrowania, dzięki czemu wyszukiwanie merytoryczne, podatkowe lub prawne jest nadal możliwe bez problemów i bez dostępu do pierwotnego systemu DMS/ECM.
Po pomyślnym wdrożeniu i odbiorze ViewBox pierwotny system może zostać całkowicie wyłączony z eksploatacji.
Na zakończenie projektu otrzymają Państwo kompleksową dokumentację projektową oraz proceduralną, która w przejrzysty sposób przedstawia wszystkie kroki, w szczególności:
- sposób przejęcia danych i dokumentów
- strukturę i klasyfikację zarchiwizowanych treści
- przeprowadzone fazy testów i odbioru
Ponadto dokumentujemy wszystkie poszczególne etapy archiwizacji, od pierwszego eksportu danych po końcowy odbiór i ewentualnie późniejsze usunięcie systemu źródłowego, w sposób zgodny z wymogami audytu w naszym systemie ticketowym Jira. Dzięki temu również dla zewnętrznych audytorów jest w każdej chwili w pełni jasne, w jaki sposób przeprowadzono archiwizację.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych ze zlikwidowanych systemów
Dzięki ViewBox Enterprise AvenDATA oferuje wydajną platformę zapewniającą bezpieczny dostęp do danych ze zlikwidowanych systemów ERP i systemów legacy. Rozwiązanie łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, kompleksowymi mechanizmami bezpieczeństwa oraz inteligentnymi funkcjami, które zostały w całości opracowane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
ViewBox Enterprise zapewnia, że Państwa zarchiwizowane dane:
- pozostają zrozumiałe i użyteczne nawet wiele lat po likwidacji systemu
- mogą być szybko i precyzyjnie przeszukiwane, filtrowane i analizowane
- są dostępne w sposób zgodny z wymogami audytu i możliwy do prześledzenia na potrzeby kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
- są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- mogą być efektywniej analizowane za pomocą inteligentnych funkcji
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Szczególną cechą jest na przykład zautomatyzowane, oparte na regułach usuwanie danych. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane mogą być po upływie danego terminu usuwane w sposób kontrolowany, możliwy do prześledzenia i udokumentowany. Dzięki temu ViewBox Enterprise wspiera przedsiębiorstwa we wdrażaniu wymogów dotyczących ochrony danych i zgodności z przepisami.
W ten sposób historyczne dane firmy pozostają dostępne w długiej perspektywie!
Gotowi na
kolejny krok?
Podczas godzinnej rozmowy eksperckiej wspólnie przeanalizujemy Państwa system legacy DMS/ECM (niezależnie od tego, czy jest to rozwiązanie standardowe, platforma dostosowana indywidualnie, czy w pełni autorskie rozwiązanie).
Pokażemy Państwu na żywo, jak efektywnie zlikwidować system i długofalowo korzystać z zarchiwizowanych treści w uporządkowany sposób, w tym:
- uzgodnienie struktury, przejęcia danych i logiki dokumentów
- demo na żywo naszego rozwiązania ViewBox
- wyjaśnienie, w jaki sposób odwzorowujemy również niestandardowe metadane, typy dokumentów i workflow
- rzetelna ocena nakładu pracy, czasu trwania i ceny
Przejrzystość od samego początku:
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach, gwarantowanych bez renegocjacji. Ponadto jakość, rzetelność i uczciwy stosunek ceny do jakości są dla nas najważniejsze.
Umów już teraz termin bezpłatnej, indywidualnej rozmowy z ekspertem.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i bez zobowiązań w sprawie
migracji danych DMS/ECM
osobiście i bez zobowiązań w sprawie
migracji danych DMS/ECM
Dziękujemy
Państwa zapytanie zostało przyjęte.
Skontaktujemy się z Państwem w najbliższym czasie.
Skontaktujemy się z Państwem w najbliższym czasie.