Wyłączyć systemy, mądrze zarządzać danymi
Data Lifecycle Management (DLM) pod kontrolą z AvenDATA.
Systemy ERP, CRM, kadrowe, DMS czy własne rozwiązania: archiwizujemy Państwa stare aplikacje zgodnie z wymogami audytu i compliance, z pełną możliwością przeszukiwania. Dla każdej branży, każdej platformy i każdej historii.
Wyzwanie
Profesjonalne zarządzanie cyklem życia danych (Data Lifecycle Management, DLM) wymaga, aby dane były nie tylko tworzone, wykorzystywane i analizowane, ale też po zakończeniu aktywnego użytkowania archiwizowane lub usuwane w sposób kontrolowany i uzasadniony ekonomicznie.
Wiele firm nie radzi sobie właśnie z tym ostatnim krokiem:
- dane historyczne pozostają w starych systemach, które ze względów compliance muszą być nadal eksploatowane
- systemy nadal generują koszty, choć nie odgrywają już żadnej roli operacyjnej
- infrastruktura IT się starzeje, zewnętrzne umowy serwisowe nadal obowiązują, a zasoby wewnętrzne pozostają zaangażowane
- zagrożenia bezpieczeństwa rosną wraz z wiekiem środowiska i brakiem jego konserwacji
- brakuje całościowego spojrzenia na zasoby danych, a cele DLM, takie jak efektywność, przejrzystość i nadzór nad danymi, pozostają nieosiągnięte
Skutek: cykl życia danych się nie kończy, lecz utyka w przestarzałych systemach. To nie tylko generuje koszty, ale też jest sprzeczne z zasadami nowoczesnego zarządzania danymi.
Globalne rozwiązania archiwizacyjne
dla całego cyklu życia danych
Zastosowanie międzynarodowe i koncentracja na DLM
Archiwizacja i długoterminowe wykorzystanie danych ze starych systemów to kluczowy element przemyślanego zarządzania cyklem życia danych (DLM). Od ponad 17 lat AvenDATA pomaga firmom na całym świecie bezpiecznie archiwizować dane z przestarzałych aplikacji, przechowywać je zgodnie z wymogami compliance i udostępniać w uporządkowany sposób, niezależnie od systemu źródłowego.
Nasze procesy archiwizacji powstały na podstawie ponad tysiąca udanych projektów i są stale doskonalone. Uwzględniliśmy przy tym wszystkie istotne wymagania wynikające z kontroli podatkowych, kwestii prawnych i kontroli wewnętrznych, przekładając je na niezawodne i praktyczne rozwiązanie.
Centralnym elementem jest nasze oprogramowanie ViewBox: zgodny z wymogami audytu, przyjazny dla użytkownika system wyszukiwania, który pozwala sprawnie korzystać z danych historycznych. Cele podatkowe, prawne czy analityczne: ViewBox zapewnia uporządkowany dostęp w całym cyklu życia danych. Nic dziwnego, że jest dziś używany produkcyjnie w ponad 50% spółek z indeksu DAX.
Od średnich firm po międzynarodowe koncerny, od Europy po Amerykę Północną i Azję: ViewBox sprawdza się na całym świecie i spełnia wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa danych, przejrzystości i zgodności z DLM.
Zabezpieczać dane historyczne. Rozumieć raporty.
Działać zgodnie z DLM.
Przejmujemy nie tylko pełne dane z Państwa starego systemu, ale też dbamy o to, aby mogli Państwo trwale analizować je w ViewBox, przeszukiwać i rozumieć ich kontekst. W profesjonalnym zarządzaniu cyklem życia danych (DLM) zarchiwizowane raporty i analizy odgrywają bowiem kluczową rolę.
Obejmuje to na przykład:
- odtworzenie istotnych raportów standardowych i analiz biznesowych
- wdrożenie indywidualnych raportów dla klienta, w tym analiz opracowanych we własnym zakresie
- archiwizację wszystkich powiązanych dokumentów (np. faktur, zamówień, dzienników księgowych), aby treść raportów była zrozumiała
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu wspólnie z Państwem ustalamy, które raporty będą potrzebne długoterminowo, np. na potrzeby wymogów podatkowych, analiz wewnętrznych lub ustawowych obowiązków dowodowych. Korzystają Państwo przy tym z naszego wieloletniego doświadczenia w archiwizacji bardzo różnych systemów, branż i logik raportowania.
W ViewBox raporty te pozostają zrozumiałe, możliwe do filtrowania i w pełni dostępne także wiele lat po wyłączeniu systemu, bez pierwotnej aplikacji i dodatkowych licencji.
Audyty, zapytania wewnętrzne czy wyjaśnienia prawne: w ramach przemyślanej koncepcji DLM mają Państwo w każdej chwili dostęp do uporządkowanych analiz.
Sprawna realizacja projektu i mierzalne korzyści ekonomiczne:
szybkie wdrożenie, odczuwalne oszczędności i trwały ROI
Archiwizacja starego systemu trwa zazwyczaj od 1 do 6 miesięcy, w zależności od złożoności, struktury i zakresu danych. Dzięki ustandaryzowanemu i sprawdzonemu w praktyce podejściu archiwizujemy również rozbudowane systemy w sposób wydajny, bezpieczny i przejrzysty.
Do naszego rozwiązania archiwizacyjnego przenieśliśmy już z powodzeniem nawet projekty obejmujące kilka terabajtów danych i złożone powiązania między nimi, wraz z raportami, indywidualnymi analizami i pełną dokumentacją.
Nasi klienci szybko odczuwają mierzalne korzyści, np. dzięki:
- rezygnacji z bieżących opłat licencyjnych za stare aplikacje i bazy danych
- oszczędnościom na utrzymaniu i hostingu przestarzałej infrastruktury
- mniejszemu nakładowi pracy wewnętrznej przy centralnym dostępie do danych, zgodnym z wymogami audytu
- lepszej zgodności z przepisami w ramach nowoczesnych strategii DLM
W większości projektów zwrot z inwestycji (ROI) następuje w czasie krótszym niż rok, dzięki wyraźnemu odciążeniu działu IT, jasnej kontroli budżetu i trwałemu włączeniu zarchiwizowanych danych w całościowe zarządzanie cyklem życia danych.
Analiza systemu:
pierwszy krok do udanej archiwizacji
Na początku każdego projektu archiwizacji przeprowadzamy szczegółową analizę Państwa starego systemu. Stanowi ona podstawę realistycznej oceny czasu trwania projektu, zakresu danych i wymagań technicznych, a także wiążącej oferty ze stałą ceną i pełnej pewności planowania.
W ramach analizy uwzględniamy m.in.:
- możliwości dostępu do istniejącego systemu (np. przez bazę danych, API lub eksport plików)
- rodzaj, strukturę i rozmiar danych źródłowych
- znaczenie istniejących raportów, analiz i rodzajów dokumentów
- indywidualne cechy szczególne, takie jak rozwiązania własne, interfejsy lub moduły dodatkowe
Wszystkie wyniki dokumentujemy w uporządkowany sposób i przekładamy na jasną ofertę, aby mogli Państwo z pewnością zdecydować, kiedy i jak zarchiwizować stary system.
Realizacja archiwizacji:
jasna struktura, bezpieczne wdrożenie
Po zakończeniu analizy rozpoczyna się właściwy projekt archiwizacji, ze wspólnym spotkaniem inaugurującym (kick-off) i określonymi kamieniami milowymi. Od tego momentu przejmujemy za Państwa większość zadań technicznych i organizacyjnych.
Typowe etapy projektu:
- konfiguracja dostępu do systemów i interfejsów eksportu
- przejęcie i uporządkowanie odpowiednich danych
- odtworzenie kluczowych raportów i indywidualnych analiz
- dokumentacja wszystkich kroków przetwarzania na potrzeby audytu
W zależności od złożoności systemu projekt trwa od 1 do 6 miesięcy. Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu na wszystkich etapach, od uzgodnień po odbiór. Dzięki jasnym procesom, ustandaryzowanej metodyce i przejrzystej komunikacji nakład pracy po Państwa stronie pozostaje minimalny.
Na zakończenie projektu przeprowadzamy uporządkowane testy i procesy odbioru, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały zarchiwizowane w sposób kompletny, poprawny i przejrzysty.
Wynik archiwizacji:
pełny dostęp, także po latach
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne tabele, dokumenty i raporty z Państwa starego systemu są przeniesione do naszego oprogramowania ViewBox. Ten webowy system wyszukiwania zapewnia upoważnionym użytkownikom szybki, bezpieczny i zgodny z wymogami audytu dostęp, także wiele lat po wyłączeniu systemu i niezależnie od pierwotnej aplikacji.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy wszystkie istotne raporty standardowe i indywidualne, dzięki czemu nadal możliwe są analizy merytoryczne, podatkowe i prawne, bez dodatkowych licencji i zależności technicznych.
Po pomyślnym wdrożeniu i odbiorze system źródłowy można całkowicie wyłączyć z eksploatacji, co zostaje udokumentowane zgodnie z prawem.
Na zakończenie projektu otrzymują Państwo kompleksową dokumentację procedur, która obejmuje m.in.:
- rodzaj i zakres przejęcia danych
- Struktur und Aufbereitung der archivierten Inhalte
- Durchführung und Ergebnisse von Test- und Freigabeprozessen
- Festgehaltene Prozessschritte im Rahmen des Data Lifecycle Managements
Alle Vorgänge werden darüber hinaus revisionssicher in unserem Ticketsystem dokumentiert. Vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems. So bleibt die gesamte Archivierung auch für Dritte oder Prüfer jederzeit nachvollziehbar.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
Mit ViewBox Enterprise bietet AvenDATA eine leistungsstarke Plattform für den sicheren Zugriff auf Daten aus stillgelegten ERP Systemen und Altsystemen. Die Lösung verbindet moderne Recherchefunktionen und Analysefunktionen mit hoher Performance, umfassenden Sicherheitsmechanismen und intelligenten Funktionen, die vollständig mithilfe von künstlicher Intelligenz entwickelt wurden.
ViewBox Enterprise sorgt dafür, dass Ihre archivierten Daten:
- auch viele Jahre nach der Systemstilllegung verständlich und nutzbar bleiben
- schnell und gezielt durchsucht, gefiltert und analysiert werden können
- revisionssicher und nachvollziehbar für interne sowie externe Prüfungen bereitstehen
- durch rollenbasierte Berechtigungen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind
- mithilfe intelligenter Funktionen effizienter ausgewertet werden können
- unabhängig von der ursprünglichen Anwendung verfügbar bleiben
Ein besonderes Merkmal ist beispielsweise die automatisierte und regelbasierte Datenlöschung. Auf Grundlage gesetzlicher, vertraglicher oder unternehmensinterner Aufbewahrungsfristen können Daten nach Ablauf der jeweiligen Frist kontrolliert, nachvollziehbar und dokumentiert gelöscht werden. Dadurch unterstützt ViewBox Enterprise Unternehmen bei der Umsetzung ihrer Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
So bleiben historische Unternehmensdaten langfristig verfügbar!
Bereit für den
nächsten Schritt?
Dann sprechen wir über dein Altsystem und deinen zukünftigen Datenlebenszyklus.
In einem kompakten, einstündigen Expertengespräch analysieren wir gemeinsam dein Altsystem unabhängig davon, ob es sich um ein ERP-, CRM-, Lohn- oder DMS-System handelt. Ziel ist es, dir zu zeigen, wie du deine Anwendung sicher stilllegst und deine Daten langfristig verfügbar und auswertbar hältst im Einklang mit einem modernen Data Lifecycle Management (DLM).
In diesem Gespräch erhältst du:
- Eine fundierte Einschätzung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage
- Eine Live-Demo unserer Archivierungs- und Recherchelösung ViewBox
- Einblick in unsere Vorgehensweise zur Replikation von Standard- und Individualauswertungen
- Eine belastbare Einschätzung zu Projektlaufzeit, Aufwand und Kosten zum Festpreis
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
DLM-orientierte Live-Demo vereinbaren
Schnelle Antworten auf Ihre Fragen:
persönlich & unverbindlich zur
Data Lifecycle Management
persönlich & unverbindlich zur
Data Lifecycle Management
Vielen Dank
Vielen Dank für Ihre Anfrage.
Wir werden Sie in Kürze kontaktieren.
Wir werden Sie in Kürze kontaktieren.