Archiwizacja SAP GTS:
zabezpiecz dane, zachowaj raporty i zapewnij zgodność z przepisami z AvenDATA
Archiwizujemy dane SAP GTS po zakończeniu wsparcia podstawowego dla SAP GTS 11.0 (31 grudnia 2025 r.) oraz w ramach migracji do SAP Global Trade Services, edition for SAP HANA.
Wyzwanie
Wiele firm staje dziś przed problemem: ich systemy SAP GTS nadal generują wysokie koszty, choć od dawna nie odgrywają już żadnej roli operacyjnej. Wraz z zakończeniem wsparcia podstawowego 31 grudnia 2025 r. sytuacja dodatkowo się zaostrzyła: od 2026 r. SAP zapewnia już tylko ograniczone wsparcie w ramach tzw. customer-specific maintenance.
Firmy muszą więc nadal utrzymywać dotychczasowe systemy ze względów compliance, nie otrzymując przy tym aktualizacji bezpieczeństwa, zmian wynikających z nowych przepisów ani rozwoju technicznego.
Pojawia się przy tym wiele innych problemów:
- Przestarzała infrastruktura, którą trzeba regularnie serwisować lub wymieniać
- Bieżące umowy serwisowe z zewnętrznymi dostawcami
- Angażowanie wewnętrznych zasobów IT, które można by wykorzystać efektywniej
- Rosnące ryzyko bezpieczeństwa po zakończeniu wsparcia podstawowego
- Ograniczona skalowalność i duża złożoność utrzymania systemu
W efekcie firmy rok w rok płacą wysokie kwoty za systemy, które nie przynoszą już żadnej wartości operacyjnej, a generują przede wszystkim jedno: niepotrzebne koszty.
Sprawdzone rozwiązanie do
archiwizacji SAP GTS
AvenDATA rozwija metodę archiwizacji systemów SAP GTS od ponad 17 lat i dopracowała ją w praktyce podczas dziesiątek projektów wygaszania systemów.
Po zakończeniu wsparcia podstawowego 31 grudnia 2025 r. nasze rozwiązanie pozwala firmom archiwizować dane GTS bezpiecznie, zgodnie z przepisami i z zapewnieniem długoterminowego dostępu, bez konieczności dalszego utrzymywania dotychczasowego systemu.
Dzięki sprawdzonej metodzie przez lata rzetelnie i w sposób możliwy do zweryfikowania odpowiadaliśmy na wszystkie pytania merytoryczne, zapytania w ramach kontroli podatkowych oraz pytania prawne. Wykorzystywane przy tym oprogramowanie ViewBox sprawdziło się jako niezawodny system wyszukiwania danych, zarówno w codziennej pracy audytorów, jak i przy dostępie w skali całej firmy.
Od Europy, przez Azję, po Amerykę Północną: ViewBox jest dziś używany na całym świecie i pomaga firmom przechowywać dane SAP GTS w sposób zgodny z prawem.
Raporty SAP GTS nadal dostępne jako interaktywne raporty
w ViewBox
Również po wygaszeniu systemu SAP GTS Państwa raporty pozostają w pełni użyteczne: przejmujemy wszystkie istotne dane dotyczące handlu zagranicznego, ceł i compliance, a także zapewniamy, że mogą Państwo trwale z nich korzystać i je weryfikować w naszym oprogramowaniu ViewBox.
Nasze usługi w skrócie:
- Odtworzenie kluczowych raportów standardowych SAP GTS i analiz biznesowych
- Przygotowanie raportów indywidualnych, w tym raportów Z i statystyk handlu zagranicznego
- Archiwizacja wszystkich powiązanych dokumentów, takich jak zgłoszenia wywozowe, dokumenty celne czy dane partnerów handlowych, aby zapewnić identyfikowalność raportów
Jeszcze przed rozpoczęciem projektu wspólnie ustalamy, które raporty i analizy będą potrzebne w przyszłości: do wypełnienia obowiązków podatkowych lub celnych, do analiz biznesowych lub do spełnienia wymogów prawnych. Korzystamy przy tym z bogatego doświadczenia w archiwizacji i wygaszaniu systemów SAP GTS w wielu branżach.
W ViewBox raporty te są dostępne także po latach, do wyszukiwania, analizy i oceny danych. I to całkowicie niezależnie od pierwotnego systemu SAP GTS, bez dodatkowych licencji SAP.
Kontrola podatkowa, pytania wewnętrzne czy kwestie prawne: dzięki ViewBox mają Państwo zawsze dostęp do przejrzystych raportów z możliwością filtrowania, w sposób zgodny z wymogami audytu.
Szybki przebieg projektu i wymierny zwrot z inwestycji (ROI)
także w złożonych systemach SAP GTS
Wygaszenie systemu SAP GTS trwa zazwyczaj od 1 do 6 miesięcy, w zależności od złożoności systemu, wolumenu danych i indywidualnych procesów handlu zagranicznego. Dzięki przejrzystej i ustandaryzowanej metodzie pracy efektywnie i bezpiecznie archiwizujemy nawet bardzo rozbudowane systemy GTS.
Przenieśliśmy już do naszego rozwiązania archiwizacyjnego systemy SAP GTS o wolumenie danych ponad 30 TB, wraz z raportami, raportami Z, dokumentacją handlu zagranicznego i pełną identyfikowalnością procesów celnych.
Dzięki sprawdzonej metodyce projektowej nasi klienci już po krótkim czasie odczuwają wyraźne oszczędności, przede wszystkim na licencjach SAP, bazach danych, systemach operacyjnych i zewnętrznym wsparciu, a także dzięki niższym kosztom infrastruktury i personelu.
W zdecydowanej większości naszych projektów zwrot z inwestycji (ROI) następuje w czasie krótszym niż rok dzięki wymiernym oszczędnościom na licencjach, infrastrukturze i zasobach wewnętrznych.
Analiza
systemu SAP
Pierwszym krokiem każdego wygaszenia systemu SAP jest szczegółowa analiza Państwa obecnego systemu. Stanowi ona podstawę do precyzyjnego oszacowania czasu trwania i kosztów archiwizacji Państwa starszego systemu SAP.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i biznesowe, m.in.:
- Możliwości dostępu do systemu SAP
- Rodzaj, strukturę i wielkość bazy danych
- Zakres i znaczenie istniejących raportów SAP
- Indywidualne cechy, takie jak raporty Z czy interfejsy
Wyniki przedstawiamy w wiążącej ofercie ze stałą ceną, która zapewnia Państwu maksymalną pewność planowania i podejmowania decyzji.
Projekt archiwizacji
SAP GTS
Po zakończeniu analizy systemu rozpoczyna się właściwy projekt archiwizacji: uporządkowany, efektywny i z jasno określonymi kamieniami milowymi.
Podczas wspólnego spotkania kick-off ustalamy z Państwa zespołem wszystkie warunki organizacyjne i techniczne. Od tego momentu przejmujemy większość zadań, aby wygasić Państwa system SAP GTS w sposób bezpieczny, przejrzysty i kompletny.
Nasze usługi w skrócie:
- Konfiguracja zabezpieczonego dostępu do systemu
- Eksport i przejęcie wszystkich istotnych danych SAP GTS
- Odtworzenie ważnych raportów standardowych i raportów Z
- Archiwizacja wszystkich powiązanych dokumentów handlu zagranicznego i dokumentów celnych
- Pełna dokumentacja wszystkich etapów zgodnie z wymogami audytu
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu przez cały proces i dbają o jego sprawny przebieg przy minimalnym zaangażowaniu zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie projektu wspólnie przeprowadzamy uporządkowane fazy testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie dane GTS zostały zarchiwizowane kompletnie, poprawnie i w sposób możliwy do zweryfikowania, gotowe do przyszłych kontroli i analiz wewnętrznych.
Rezultat archiwizacji
SAP GTS
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne tabele, dokumenty i raporty z Państwa systemu SAP GTS są przeniesione do opracowanego przez nas oprogramowania ViewBox.
ViewBox to działający w przeglądarce system wyszukiwania danych, który także wiele lat po wygaszeniu systemu SAP GTS zapewnia Państwu i uprawnionym instytucjom szybki, bezpieczny i identyfikowalny dostęp do zarchiwizowanych informacji.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy wszystkie ważne raporty standardowe i indywidualne (np. raporty Z, statystyki handlu zagranicznego czy analizy celne), dzięki czemu analizy merytoryczne, podatkowe i prawne nadal są możliwe bez problemu, całkowicie bez licencji SAP.
Po pomyślnym wdrożeniu i odbiorze ViewBox pierwotny system SAP GTS można całkowicie wyłączyć.
Na zakończenie projektu otrzymują Państwo kompleksową dokumentację projektu i procedur, która w przejrzysty sposób opisuje wszystkie etapy, w szczególności:
- Rodzaj i strukturę migracji danych
- Odwzorowanie zarchiwizowanych treści w ViewBox
- Przeprowadzone fazy testów i odbioru
Ponadto dokumentujemy wszystkie etapy archiwizacji zgodnie z wymogami audytu w naszym systemie zgłoszeń Jira, od eksportu danych przez odbiór końcowy aż po ewentualne późniejsze usunięcie systemu źródłowego. Dzięki temu również osoby trzecie, audytorzy i biegli rewidenci mogą w każdej chwili przejrzyście sprawdzić, jak przeprowadzono archiwizację Państwa systemu SAP GTS.
Uwzględnienie plików archiwalnych
ADK i ekstraktów DART
Oprócz pełnego wygaszenia i archiwizacji Państwa systemu SAP uwzględniamy oczywiście również następujące elementy:
- Pliki archiwalne ADK: Dane zarchiwizowane wcześniej w postaci plików ADK włączamy do archiwum i pozostają one nadal dostępne.
- Ekstrakty danych DART: Nasze rozwiązanie obsługuje przetwarzanie ekstraktów DART, dzięki czemu analizy istotne podatkowo pozostają możliwe także po wyłączeniu SAP.
ViewBox Enterprise:
bezpieczne i szybkie korzystanie z danych z wygaszonych systemów
ViewBox Enterprise to wydajna platforma AvenDATA zapewniająca bezpieczny dostęp do danych z wygaszonych systemów ERP i innych starszych systemów. Łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, rozbudowanymi mechanizmami bezpieczeństwa i inteligentnymi funkcjami wykorzystującymi sztuczną inteligencję.
Dzięki ViewBox Enterprise zarchiwizowane dane:
- Pozostają zrozumiałe i użyteczne nawet wiele lat po wygaszeniu systemu
- można szybko i precyzyjnie przeszukiwać, filtrować i analizować
- Są dostępne na potrzeby audytów wewnętrznych i zewnętrznych, przejrzyście i zgodnie z wymogami audytu
- Są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- Można efektywniej analizować dzięki inteligentnym funkcjom
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Wyróżnikiem rozwiązania jest m.in. automatyczne usuwanie danych według zdefiniowanych reguł. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane można po ich upływie usunąć w sposób kontrolowany, przejrzysty i udokumentowany. W ten sposób ViewBox Enterprise wspiera firmy w spełnianiu wymogów RODO i compliance, a w razie sporu dane można zablokować przed usunięciem dzięki funkcji Legal Hold.
Dzięki temu historyczne dane firmy pozostają dostępne przez długie lata.
Są Państwo gotowi
na kolejny krok w archiwizacji SAP GTS?
Podczas godzinnej rozmowy z ekspertem omówimy wspólnie Państwa system SAP GTS, niezależnie od tego, czy działał samodzielnie, czy był połączony z SAP ECC lub SAP S/4HANA. Pokażemy na żywo, jak efektywnie wygasić system GTS i zachować możliwość analizy danych w długim okresie, w tym:
- Uzgodnienie struktury danych, migracji danych i zakresu raportów w kontekście GTS (np. Customs Management, Compliance Management, Risk Management)
- Prezentację na żywo naszego rozwiązania ViewBox
- Wyjaśnienie, jak odtwarzamy raporty GTS (np. zgłoszenia wywozowe, zestawienia należności celnych, kontrole list sankcyjnych, dowody preferencyjnego pochodzenia i świadectwa pochodzenia, Intrastat/Extrastat, raporty Z)
- Rzetelną ocenę nakładu pracy, czasu trwania i ceny
Przejrzystość od samego początku:
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach, z gwarancją braku renegocjacji. Stawiamy przede wszystkim na jakość, niezawodność i uczciwy stosunek ceny do jakości.
Umów się już teraz na bezpłatną, indywidualną rozmowę z ekspertem.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i niezobowiązująco o archiwizacji SAP GTS
osobiście i niezobowiązująco o archiwizacji SAP GTS
Dziękujemy
Dziękujemy za zapytanie.
Wkrótce się z Państwem skontaktujemy.