Archiwizacja SaaS: zabezpieczenie danych,
zachowanie raportów i zgodność z przepisami dzięki AvenDATA
Od SAP, Oracle i Salesforce, przez Microsoft Dynamics 365, Workday i HubSpot, aż po systemy zgłoszeniowe i serwisowe, takie jak
Jira, Zendesk, ServiceNow czy Freshdesk: dzięki naszej archiwizacji SaaS zabezpieczamy dane z nowoczesnych rozwiązań chmurowych i SaaS
wszelkiego rodzaju, od każdego dostawcy i z każdej branży, od księgowości przez CRM i kadry po obsługę klienta.
Jira, Zendesk, ServiceNow czy Freshdesk: dzięki naszej archiwizacji SaaS zabezpieczamy dane z nowoczesnych rozwiązań chmurowych i SaaS
wszelkiego rodzaju, od każdego dostawcy i z każdej branży, od księgowości przez CRM i kadry po obsługę klienta.
Wyzwanie
Dane w rozwiązaniach SaaS są ważne, jednak po zakończeniu umowy lub zmianie dostawcy grozi całkowita utrata dostępu
W związku z migracjami do chmury, zmianami dostawców, konsolidacją systemów lub wypowiadaniem już niepotrzebnych subskrypcji SaaS przedsiębiorstwa regularnie stają przed krytycznym zadaniem:
Nowoczesne rozwiązania SaaS, niezależnie od tego, czy to CRM, ERP, system HR czy system zgłoszeniowy, nadal zawierają informacje istotne ze względów podatkowych, prawnych lub ekonomicznych.
Dane znajdują się jednak w chmurze dostawcy: wraz z końcem subskrypcji wygasa dostęp, terminy eksportu są często krótkie, a bieżące koszty subskrypcji nadal są naliczane tylko po to, aby dane w ogóle pozostały dostępne.
Dostęp do ważnych danych zostaje utrudniony lub niemożliwy, mimo że nadal muszą one być dostępne, możliwe do analizy i przechowywane w sposób zgodny z wymogami audytowymi.
Właśnie tutaj AvenDATA wkracza ze swoim rozwiązaniem do archiwizacji SaaS.
Archiwizacja SaaS: sprawdzone rozwiązanie
oparte na ponad 17 latach doświadczenia projektowego
Archiwizacja SaaS opiera się na metodyce, którą AvenDATA przez ponad 17 lat nieustannie badała, rozwijała i doskonaliła w praktyce podczas tysięcy projektów wygaszania systemów.
Dzięki sprawdzonej metodyce byliśmy w stanie przez lata rzetelnie i w sposób przejrzysty odpowiadać na wszystkie pytania merytoryczne, zapytania kontroli podatkowych i pytania prawne.
Wykorzystywane do tego oprogramowanie ViewBox okazało się solidnym systemem wyszukiwania, który działa niezawodnie zarówno w codziennej praktyce kontrolnej, jak i w dostępie w skali całego przedsiębiorstwa.
Zastosowanie ViewBox w ponad 50% spółek z indeksu DAX to jednoznaczny dowód stabilności, elastyczności i przydatności tego oprogramowania w praktyce na najwyższym poziomie.
Od Europy przez Azję po Amerykę Północną i z powrotem: ViewBox od dawna jest używany na całym świecie.
Państwa zestawienia pozostają dostępne jako raporty do analizy
w ViewBox
Przejmujemy nie tylko wszystkie dane z Państwa rozwiązania SaaS, ale także zapewniamy, że będą Państwo mogli trwale analizować i wykorzystywać te dane w naszym oprogramowaniu ViewBox.
Należą do tego:
- Odtworzenie istotnych raportów i analiz ekonomicznych
- Wdrożenie indywidualnych raportów dostosowanych do klienta (w tym własnych przepływów pracy, pulpitów i list)
- Archiwizacja wszystkich istotnych dokumentów niezbędnych do prześledzenia raportów (np. faktur, zamówień, zgłoszeń lub spraw klientów)
Już przed rozpoczęciem projektu ustalamy wspólnie z Państwem, które raporty i analizy będą w przyszłości potrzebne do celów podatkowych, analiz ekonomicznych lub wymogów ustawowych. Korzystają Państwo przy tym z naszego wieloletniego doświadczenia z licznych projektów archiwizacji najróżniejszych rozwiązań SaaS, branż i działów merytorycznych.
W ViewBox mogą Państwo również wiele lat po wycofaniu systemu, całkowicie niezależnie od pierwotnego rozwiązania SaaS, przeszukiwać, analizować i opracowywać te zestawienia.
Niezależnie od tego, czy chodzi o kontrole podatkowe, wewnętrzne zapytania czy wyjaśnienia prawne: mają Państwo stale dostęp do czytelnie zbudowanych i filtrowalnych raportów, zupełnie bez kosztów subskrypcji i bez dostępu do systemu źródłowego.
Szybki przebieg projektu i duże korzyści ekonomiczne (mierzalny ROI)
nawet w przypadku złożonych
rozwiązań SaaS
Wycofanie rozwiązania SaaS trwa zazwyczaj od 1 do 6 miesięcy, w zależności od złożoności systemu i wolumenu danych. Dzięki jasno ustrukturyzowanej i standaryzowanej metodyce możemy efektywnie i bezpiecznie archiwizować nawet rozbudowane systemy.
W ten sposób przenieśliśmy już do naszego rozwiązania archiwizacyjnego aplikacje chmurowe o wolumenie danych sięgającym wielu terabajtów, wraz z raportami, indywidualnymi zestawieniami i pełną dokumentacją.
Dzięki ugruntowanej metodyce projektowej nasi klienci już po krótkim czasie odnotowują wyraźne oszczędności, zwłaszcza na kosztach subskrypcji i licencji nieużywanych już aktywnie aplikacji SaaS, ale także na utrzymaniu, administracji i nakładzie pracy wewnętrznej.
W zdecydowanej większości naszych projektów zwrot z inwestycji (ROI) wynosi poniżej roku dzięki mierzalnym oszczędnościom na subskrypcjach, infrastrukturze i zasobach wewnętrznych.
Analiza
systemu SaaS
Pierwszym krokiem każdego wycofania rozwiązania SaaS jest szczegółowa analiza Państwa istniejącego systemu. Stanowi ona podstawę do precyzyjnej oceny czasu trwania i kosztów projektu w ramach archiwizacji SaaS.
Uwzględniamy przy tym zarówno aspekty techniczne, jak i ekonomiczne, m.in.:
- Możliwości dostępu do istniejącego rozwiązania SaaS (np. dostęp administratora, uprawnienia do eksportu lub API)
- Rodzaj i zakres dostępnych interfejsów oraz formatów eksportu (np. REST API, CSV, XML, JSON)
- Zakres i znaczenie istniejących raportów, pulpitów i aplikacji
- Indywidualne cechy szczególne, takie jak własne pola, przepływy pracy, interfejsy lub moduły dodatkowe
Wyniki podsumowujemy dla Państwa w wiążącej ofercie ze stałą ceną, która zapewnia maksymalne bezpieczeństwo planowania i podejmowania decyzji.
Projekt archiwizacji
rozwiązań SaaS
Po zakończeniu analizy systemu właściwy projekt rozpoczyna się w sposób uporządkowany, efektywny i z jasno określonymi kamieniami milowymi.
W ramach wspólnego spotkania kick-off ustalamy z Państwa zespołem wszystkie warunki organizacyjne i techniczne. Od tego momentu przejmujemy większość zadań:
- Konfiguracja dostępu do systemu i interfejsów
- Eksport i przejęcie istotnych danych za pośrednictwem interfejsów dostawcy
- Odtworzenie ważnych raportów i indywidualnych zestawień
- Dokumentacja wszystkich kroków dla zapewnienia zgodności z wymogami audytowymi
Nasi doświadczeni kierownicy projektów towarzyszą Państwu przez cały proces i dbają o bezproblemowy przebieg przy minimalnym nakładzie zasobów po Państwa stronie.
Na zakończenie projektu przeprowadzamy wspólnie ustrukturyzowane fazy testów i odbioru, aby upewnić się, że wszystkie dane zostały zarchiwizowane w sposób kompletny, poprawny i możliwy do prześledzenia.
Wynik
archiwizacji
Po zakończeniu projektu wszystkie istotne tabele, dokumenty i raporty z Państwa rozwiązania SaaS zostają przeniesione do stworzonego przez nas rozwiązania programowego ViewBox.
ViewBox to internetowy system wyszukiwania, który zapewnia Państwu oraz uprawnionym podmiotom, także wiele lat po wycofaniu systemu, szybki, bezpieczny i możliwy do prześledzenia dostęp do zarchiwizowanych informacji.
Szczególna wartość dodana: odtwarzamy wszystkie ważne raporty standardowe i indywidualne, dzięki czemu analizy merytoryczne, podatkowe i prawne są nadal bez problemu możliwe także bez dostępu do pierwotnego rozwiązania SaaS.
Po pomyślnym wdrożeniu i odbiorze ViewBox pierwotną subskrypcję można całkowicie wypowiedzieć.
Na zakończenie projektu otrzymają Państwo kompleksową dokumentację projektu lub procedury, która w sposób możliwy do prześledzenia przedstawia wszystkie kroki, w szczególności w odniesieniu do następujących punktów:
- rodzaju przejęcia danych
- struktury zarchiwizowanych treści
- przeprowadzonych faz testów i odbioru
Ponadto wszystkie pojedyncze kroki archiwizacji, od eksportu danych po końcowy odbiór i ewentualne późniejsze usunięcie systemu źródłowego, dokumentujemy w sposób zgodny z wymogami audytowymi w naszym systemie zgłoszeniowym Jira. Dzięki temu także dla osób trzecich lub audytorów w każdej chwili można prześledzić, w jaki sposób przeprowadzono archiwizację.
ViewBox Enterprise!
Bezpieczne i szybkie wykorzystanie zarchiwizowanych danych z systemów legacy!
Dzięki ViewBox Enterprise AvenDATA oferuje wydajną platformę zapewniającą bezpieczny dostęp do danych z wygaszonych systemów ERP i systemów legacy. Rozwiązanie łączy nowoczesne funkcje wyszukiwania i analizy z wysoką wydajnością, kompleksowymi mechanizmami bezpieczeństwa oraz inteligentnymi funkcjami, które zostały w całości opracowane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
ViewBox Enterprise sprawia, że Państwa zarchiwizowane dane:
- pozostają zrozumiałe i użyteczne nawet wiele lat po wygaszeniu systemu
- można szybko i precyzyjnie przeszukiwać, filtrować i analizować
- są udostępniane w sposób zgodny z wymogami audytowymi i możliwy do prześledzenia na potrzeby kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
- są chronione przed nieuprawnionym dostępem dzięki uprawnieniom opartym na rolach
- można efektywniej analizować dzięki inteligentnym funkcjom
- pozostają dostępne niezależnie od pierwotnej aplikacji
Szczególną cechą jest na przykład zautomatyzowane i oparte na regułach usuwanie danych. Na podstawie ustawowych, umownych lub wewnętrznych okresów przechowywania dane można po upływie danego terminu usuwać w sposób kontrolowany, możliwy do prześledzenia i udokumentowany. Dzięki temu ViewBox Enterprise wspiera przedsiębiorstwa we wdrażaniu wymogów w zakresie ochrony danych i zgodności z przepisami.
W ten sposób historyczne dane przedsiębiorstwa pozostają dostępne długoterminowo!
Gotowi na
kolejny krok?
W ramach godzinnej rozmowy z ekspertem omawiamy wspólnie Państwa rozwiązanie SaaS (niezależnie od tego, czy jest to CRM, ERP, system HR, system zgłoszeniowy czy indywidualnie skonfigurowana aplikacja chmurowa).
Pokazujemy Państwu na żywo, jak efektywnie wycofać system i zachować dane do długoterminowej analizy, w tym:
- Uzgodnienie struktury danych, przejęcia danych i stanu raportów
- Demonstracja na żywo naszego rozwiązania ViewBox
- Wyjaśnienie, w jaki sposób odtwarzamy raporty i indywidualne zestawienia
- Wiarygodna ocena nakładu pracy, czasu realizacji i ceny
Transparentność od samego początku:
Nasze oferty projektowe opierają się na jasno określonych stałych cenach, z gwarancją braku renegocjacji. Ponadto: jakość, rzetelność oraz uczciwy stosunek ceny do jakości są dla nas najważniejsze.
Prosimy już teraz zarezerwować termin bezpłatnej, osobistej rozmowy z ekspertem.
Szybkie odpowiedzi na Państwa pytania:
osobiście i bez zobowiązań na temat
archiwizacji SaaS
osobiście i bez zobowiązań na temat
archiwizacji SaaS
Dziękujemy
Dziękujemy za Państwa zapytanie.
Skontaktujemy się z Państwem wkrótce.
Skontaktujemy się z Państwem wkrótce.